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利用數字文檔技術、信息技術、中間件技術及計算機網絡技術等，實現了紅頭文件的制作、加密、分發、接收、閱讀、打印、歸檔等功能，以現代的公文電子傳輸模式取代了傳統的郵路傳遞模式。它在不改變現有工作流程的情況下，使發送紅頭文件像發送普通電子郵件一樣快捷，同時能保留紅頭，符合現行所有公文管理制度，保證文件的有效性、規范性、嚴肅性，安全程度有質的提高，適合中國國情。它既與現行有紙辦公方式兼容，又是通向未來無紙辦公的橋梁。